Belegübersicht

  • chronologische Anzeige zuletzt bearbeiteter Belege
  • umfangrache Suchfunktion mit verschiedenen Parametern
  • übersichtliche Kurzinfos belegrelevanter Daten wie z.B. Belegkopf und Positionen
  • Anzeige Belegstatus: Offen, Rückstand, Teilbezahlt, Bezahlt, usw.
  • neue Belege erstellen oder Belege in die nächste Belegart fortführen
  • Belegkopieen für neue Vorgänge erstellen

Belegübersicht im Detail


Fenster Belegübersicht

Die Belegverwaltung in Centaso® ist in die Bereiche Verkauf und Einkauf unterteilt. Durch einen Klick auf die Symbole im Hautfenster gelangt man in die entsprechenden Belegübersicht (Abb.01).

Im Fenster Belegübersicht werden die Belege als Verlauf chronologisch nach Bearbeitungsdatum angezeigt (Abb.02). Über verschiedene kombinierbare Suchkriterien können alle Belege gefiltert werden. Nach der Selektion eines Beleges, stehen unterhalb der Tabelle über mehrere Registerkarten folgende Kurzansichten zur Verfügung: Belegkopf, Positionen, Dokumente, Vorgangsübersicht.

Hinweise zum Belegstatus

Der Belegstatus zeigt den momentanen Bearbeitungszustand eines Beleges. Die Belegverwaltung steuert den Belegstatus automatisch in Abhängigkeit vom Ausgangsbeleg sowie den aktuellen Bearbeitungsschritten.

Wenn Belege in eine neue Belegart fortgeführt werden gehören der Ausgangsbeleg sowie Folgebeleg zu einem Vorgang. Eine entsprechende Statusänderung des Ausgangsbelegs erfolgt hierbei automatisch. Als Außnahme ist hier die Belegart Angebot zu nennen, welche per Bestätigungsdialog zur Statusänderung aufruft.

Abb.01 Belegübersichten öffen
Abb.02 Fenster Belegübersicht
Abb.03 Neuen Beleg erstellen
Abb.04 Beleg kopieren
Abb.05 Belege bearbeiten
Abb.06 Beleg fortsetzen
Sie können auch mehrere Belege einer Belegart markieren und in einen Folgebeleg fortsetzen: z.B. (Teil)Lieferscheine in eine (Sammel)Rechnung*

*Belege müssen zu dem gleichen Kunden gehören
Mehrfachauswahl von Belegen durch [Strg]-Taste + Mausklick oder [Strg]-Taste + [↑] [↓]

Abb.07 Rückstandsverwaltung beim Fortsetzen von Belegen
Funktionen/Felder Fenster Belegübersicht
  • Neu, Kopieren, Bearbeiten und Fortsetzen
    • Neu (Abb.03)
      Kombinationsschaltfläche Neu zum Erstellen neuer Belege

      Durch Klick auf Neu oder eine entsprechende Belegvorauswahl, wird ein neuer Beleg erstellt und das Fenster Belegkopf geöffnet.

    • Kopieren (Abb.04)
      Schaltfläche Kopieren erstellt eine Belegkopie.

      Kopierte Belege gehören nicht automatisch zum gleichen Vorgang des Ausgangsbelegs. Über ein explizites Hinweisfenster kann zu Beginn der Belegbearbeitung der kopierte Beleg dem Ausgangsbeleg zugeordnet werden. Die Rückstandsverwaltung nimmt bei gleichen Belegarten eines Vorgangs immer den Vorgängerbeleg als Bezug.

    • Bearbeiten (Abb.05)
      Schaltfläche Bearbeiten öffnet selektierten Beleg.

      Mehrere Belege gleichzeitig öffnen:
      [Strg]-Taste festhalten und Belege mit der Maus markieren
      oder
      [Strg]-Taste festhalten ersten Beleg markieren und die Pfeiltasten [↑] [↓] zur Auswahl weiterer Belege benutzen.

    • Fortsetzen (Abb.06)
      Schaltfläche Fortsetzen erstellt neuen Folgebeleg

      Folgebelege gehören zum gleichen Vorgang wie der Ausgangsbeleg. Erstellen Sie z.B. ein Angebot und übernehmen dieses in einen Auftrag.
      Wenn Sie dann den erstellten Auftrag in einen (Teil)Lieferschein oder eine Teil(Rechnung) fortsetzen, wird der jeweilige Belegstatus und ein eventueller Rückstand registriert und verwaltet. Rückstände sind dann in der Belegbearbeitung exakt für jede Artikelposition ersichtlich und können im Handumdrehen in die gewünschte Folgebelegart fortgesetzt werden.

      Sie können auch mehrere Belege einer Belegart eines Kunden markieren und in die gewünschte Folgebelegart fortsetzen. Wenn Sie aus dem Folgebeleg Artikelpositionen entfernen oder Artikelmengen ändern, erhalten die Ausgangsbelege automatisch den entsprechenden Status und alle Rückstände werden positions- und mengengenau angezeigt.

      In Abb.07 sehen sie bespielhaft die Kennzeichnung des Belegstatus und die automatische Rückstandsverwaltung beim Fortsetzen eines Auftrags in einen Teillieferschein. Die Artikelposition im Rückstand wird nach der Speicherung des Teillieferscheins im Auftrag angezeigt.

  • Verlauf
    Schaltfläche Verlauf: Chronologische Anzeige aller Belege nach Bearbeitungsdatum*

    *einzelne Belegarten können im Verlauf ausgeblendet werden
    siehe auch: Hauptmenü System/Vorgangsverwaltung, Auswahlbox Belegart, Registerkarte Allgemein Sektion Optionen das Kontrollkästchen Im Vorgangsverlauf anzeigen

  • Suchen
    • Belegart
      Belegübersicht filtern durch Eingabe von: Belegart

      Die verfügbaren Belegarten sind abhängig von der eingesetzen Centaso®-Edition

    • Belegnummer
      Belegübersicht filtern durch Eingabe von: Belegnummer

      Teileingaben: Ja
      Groß/-Kleinschreibung: nicht relevant

    • Kunde
      Belegübersicht filtern durch Eingabe von: Kundenummer

      Auswahldialog öffnet Fenster Adressen – Kunden

    • Status
      Belegübersicht filtern durch Eingabe von: Status

      Stati der Auswahlbox: Offen, Rückstand, Wiedervorlage, Beendet, Gebucht, Storniert, Nicht gedruckt

    • Bearbeiter
      Sachbearbeiter von Belegen
    • Erweiterte Suche
      Belegtabelle filtern durch Eingabe von: Adressgruppe, Artikelnummer, Text, Name, Ort, Fremdbeleg, Betreff

      Selektionskriterien der Auswahlbox Adressgruppe: frei definierbar, siehe Hauptmenü Stammdaten/Adressgruppen/Kunden*
      Artikelnummer: enthaltene Artikelnummer in Beleg
      Text: enthaltener Text in Belegvortext, Belegnachtext und Positionstexte
      Name, Ort, Fremdbeleg, Betreff: Feldinhalte aus dem Belegkopf

    • Belegdatum von/bis
      Belegdatum in Bereich eingrenzen, optionale Vorbelegung von Zeiträumen durch entsprechende Auswahlbox
    • Anzahl Einträge
      Ansicht der gefilterten Belege einschränken